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        混合式協作的艱難歷程 辦公空間注定將迎來一個混合式的未來 作者:Steelcase專欄    瀏覽次數:   發布時間:2021-08-06 9:59:18

        辦公空間注定將迎來一個混合式的未來,協作亦如是。約有68%的國際型組織正在計劃去實踐混合式辦公,即允許員工一部分時間在辦公室,一部分時間在家中或者其他地方工作,具體占比時間不一。那些主要在辦公室工作的企業也將面臨混合式辦公,因為一些合作伙伴、供應商及客戶會期望展開遠程溝通,這就意味著人們將與遠程和本地同事展開更頻繁于以往的合作。


        混合式協作的艱難歷程


        為辦公室及遠程團隊建立溝通的三大關鍵理念 前沿組織正在采取措施,以應對急劇增多的混合式協作,在更多的人回到辦公室時,他們也可以和從前一樣高效。這些組織意識到他們非常需要可以推動創新及發展的能量和活力,因為如果員工覺得這種情況很艱辛,他們可能又會返回居家狀態。


        混合式協作的情況復雜


        “現在就開始,每個空間都可以開展視頻會議。人們在調整攝像頭角度、琢磨內容分享上耗費了太多時間,人際溝通反而有所削弱,而我們要把事情變得簡單點,”Jessie Storey是Steelcase的設計經理,在15年中專注提升混合式的辦公體驗。Storey認為,人們在疫情之前所面臨的問題只會進一步加劇,口罩和距離于事無補。人們所面臨的問題如下:


        無法平等的環境——遠程的團隊成員無法看或聽,他們必須要加倍努力才能融入其中。存在感懸殊的根源所在,就是沒有將線下空間和線上工具很好地結合起來。

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        復雜的溝通情況——通過視頻很難去讀懂肢體語言,展開眼神交流,察覺團隊其他人的情緒。


        無法參與——很難找到一種在分享內容時,還能讓現場及遠程成員共同參與的方法。如果有人在使用白板,其他遠程團隊成員可以看到嗎?


        限制創新——孵化全新創意是協作中所面臨的最難問題。保持主動會幫助人們更積極更具創意地參與其中,但是這光靠視頻很難實現。


        Orangebox On the QT隔間緊鄰項目室,支持人們在會前會后開展一些專注工作,或者與線上同事進行交流。 圖片Steelcase Roam 移動支架支持室內人員與Microsoft Surface Hub 2S上的遠程成員展開交流,輕松分享書寫白板上的內容信息。移動辦公桌為人員和內容開辟出清晰的視野?臻g技術搭配個人電子設備,室內成員的特寫鏡頭和全屋視角將分別呈現給遠程參會者。


        混合式的未來+ BYOD


        雖然組織在探索全新的工作方式,但是一些變量仍然處于不定中:視頻會議中的參與人數是多少,員工會如何主導及分享不同類型的協作空間,會繼續使用哪款硬件及軟件平臺。


        其他轉變更為明確,如一個混合式的未來和BYOD(帶上您自己的電子設備)模式。BYOD更多得依賴于員工的便攜設備,而非空間內的一體化專用系統。借助與各種硬件及軟件方案的結合,人們可以找到最便捷且最高效的溝通方式。

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        多樣空間+科技


        為了盡可能創造最好的混合式辦公體驗,各大組織計劃提供各種空間及科技方案,為不同類型的協作(包括計劃內的創意討論,臨時的一對一會議等等)提供便捷的支持!拔覀冃枰獙W⒂趯⒕上及線下相結合,”Storey說道,“將遠程人員代入空間遠遠不夠,我們需要通過一些重要的元素,比如攝像頭、聲音、內容及光照,為辦公室現場的人員打造更好的線上參與感!


        “將遠程人員代入空間遠遠不夠,我們需要通過一些重要的元素,比如攝像頭、聲音、內容及光照,為辦公室現場的人員打造更好的線上參與感!


        JESSIE STOREYSteelcase設計經理


        三大關鍵理念助力更 好的混合式協作


        Steelcase的研究人員、設計師和技術專家在過去十余年中通力合作,為跨國團隊制定了有關于協作的解決方案,集結了不少重要研究成果,助力異地團隊的高效協作。這些洞察研究將幫助組織以充分的準備狀態面向未來,因為屆時各個同地及異地的參與者每天都會利用多元化的科技及高效空間展開合作:


        公平 打造公平的體驗,消除異地的距離感。


        讓遠程及同地的參與者都能在房間自由移動——移動式家具和顯示屏會很有效果。團隊的遠程成員不用一直和文件內容一起“掛在屏幕上”的。


        開啟共享及個人設備上的攝像頭,新團隊尤其需要。共享設備(房間整體畫面)應當是主要的,個人設備的畫面是次要的。

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        解決鏡頭、活動及環境照明的問題,幫助人們在視頻前表現得更為自信。在頭頂和身邊配備柔和密集的LED照明燈,最適宜視頻會議。


        為了給鏡頭前后的參與人員營造最好的視聽體驗,請綜合考量空間的大小、隔斷、材質、麥克風和揚聲器的位置等等。 制定更具規劃性的公共規范和條例。


        參與 利用空間和科技幫助同地和異地的參與者創造自然和包容的交流。


        支持遠程和現場參與者平等地獲取數字和實體的內容信息。一些軟件平臺和集成科技系統支持不同的顯示內容,因此參與者和內容可以分別顯示,這就為遠程參與者營造了一個更為平等的體驗。


        調節攝像頭的視野(比如90度,120度)。確保遠程參與者能夠同時看到其他成員及文字內容。AI核心的視頻會議攝像頭擁有更為寬廣的視角,為實體內容的線上展示開辟出更為新穎的路徑。Huddly的Canvas是一個內容攝像頭,可與Microsoft Teams及Zoom搭配使用,能夠消除白板上的反光和陰影提升白板的畫面質感,讓不同顏色的筆記更為鮮明,智能隱藏攝像頭前遮擋的人員。


        利用共享的內容創作工具,打造平等的數字及實體信息閱讀體驗,支持不同類型的協作(比如數字化白板或者Mural等平臺)。


        舒適 通過不同的界面、顯示屏和體驗營造簡潔無縫的切換。


        共享設備與個人設備的連接應當十分簡單,方便人們在必要時同時使用。


        確保異地及同地的參與者在觀看成員及內容時擁有清晰的視野。靈活的家具和/或移動設備的使用支持您移動異地及同地參與者,在繼續會議的同時,為他們帶來最好的視野。


        應當結合不同的科技體驗,輔以各種設備及軟件方案。也許您的組織只鐘情于一種平臺,但是人們在對外溝通時,仍然可以使用各種解決方案。


        充滿期望的未來 混合式協作將會在未來進一步發展。諸如Microsoft和Zoom這樣的科技領袖正在迅速地完善其硬件和軟件。

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        Microsoft Teams近期增加了一項全新的鄰近加入功能,就是使用藍牙信標以掃描和確認附近的空閑房間,無需雙手操作即可開啟會議。他們最近推出了協調會議,您可以為同一房間內不同的Teams會議室設備或者Surface Hubs配置攝像頭、揚聲器和麥克風。如果您的空間具備自動預訂和自動釋放傳感技術,無需接觸您就可以直接預訂一個房間,以及快速加入一場會議。在未來,Microsoft的工程師們正在探索為遠程參與者設置虛擬替身,將墻壁變為電腦。


        “我們有個愿景,所有的表面都可以成為交互式計算機,正如Surface這個名字的寓意一樣。計算機將成為一種建筑材料,就像玻璃和石膏灰膠紙夾板。所以我們與Steelcase的合作才如此重要。我們的合作會從人們的工作出發,為他們提供不限于地點和時間的幫助,這就是工作、空間和計算機的未來!盡icrosoft公司Windows and Devices部門的技術董事Steven Bathiche如是說道。


        Zoom也在展望未來,確保用戶及客戶所擁有的工具能幫助他們成功地應對未來辦公。他們廣受歡迎的會議軟件將為Zoom Rooms進一步擴展語音指令包,其Smart Gallery的界面將鎖定會議室內不同個人的臉部,每張臉都配以各自的畫面,并增強白板的功能,即使在既定會議之外也能探索構思。


        “我們正在研究全新功能,確保遠程和現場的團隊成員擁有公平的露臉機會!


        CYNTHIA LEE Zoom首席產品經理


        “我們正在研究全新功能,確保遠程和現場的團隊成員擁有公平的露臉機會。我們會思考我們的平臺在一間會議室內是如何工作的,比如是否能夠將人臉和內容以作區分展示。我們正在研究如何幫助人們提升內容的參與體驗,即使他們身處于會議之外。我們也在思考如何讓房間內的人們與遠程參與者更為接近!盳oom首席產品經理Cynthia Lee說道。


        試驗、參與、調整


        人們開始測試協作的全新方式,科技及辦公空間又將走向何方,F在是建立一個試點區,將線上和線下相結合,測試不同新體驗的好機會。最佳辦法就是邀請員工加入到任一試點區。參與和反饋的公開渠道代表著,沒有什么是一成不變的。而且,請準備好要做調整。因為人們在體驗混合式辦公空間時,他們會根據其工作及環境做出調整,流程及條例也要相應做調節。一個靈活的辦公空間,如果能夠滿足人們與時俱進的所需所求,將有助于組織在未來培養出亮眼的競爭力和發展力。

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